O que é o ficheiro SAF-T?

O ficheiro SAFT-PT (abreviatura para “Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese Version”) é um ficheiro que reúne toda a documentação fiscalmente relevante de uma empresa relativa a um determinado período de tempo.

É um ficheiro normalizado (em formato XML) com o objetivo de permitir uma exportação fácil, e em qualquer altura, de um conjunto predefinido de registos contabilísticos, de faturação, de documentos de transporte e recibos emitidos, num formato legível e comum, independentemente do programa utilizado, sem afetar a estrutura interna da base de dados do programa ou a sua funcionalidade.

O ficheiro SAF-T(PT) destina-se a facilitar a recolha em formato eletrónico dos dados fiscais relevantes por parte dos inspetores/auditores tributários, enquanto suporte das declarações fiscais dos contribuintes e/ou para a análise dos registos contabilísticos ou de outros com relevância fiscal.

Este ficheiro contém:

• A identificação da empresa;
• A Identificação dos Clientes e Fornecedores
• A Identificação de Produtos e Serviços vendidos
• Os Documentos de Venda fiscalmente relevantes, mesmo que tenham sido anulados: Fatura, Fatura Simplificada, Fatura-recibo, Nota de Débito e Nota de Crédito
• Recibos emitidos a clientes
• Documentos de transporte
• Documentos de conferência: Consultas de mesa, por exemplo

Embora existam outros meios para cumprir a obrigação de comunicar a faturação mensal de uma empresa à Autoridade Tributária, a utilização do SAFT para este efeito tem-se vulgarizado. Isto porque o conteúdo e a generalização da sua disponibilidade nos softwares de gestão e faturação veio dar ainda mais utilidade e importância a este ficheiro.

Na verdade, o conteúdo do SAFT vai muito para além daquilo que é exigido ao nível da comunicação de faturas, mas a Autoridade Tributária garante que apenas retém os dados que lhe são estritamente necessários. Para o provar, esta aceita inclusivamente versões minimizadas do ficheiro SAFT, ou seja, ficheiros que contêm apenas:

• A identificação da empresa
• A Identificação dos Clientes que tenham efetuado transações com a empresa no período a reportar
• Os Documentos de Venda fiscalmente relevantes emitidos no período de faturação a reportar: Fatura, Fatura Simplificada, Fatura-recibo, Nota de Débito e Nota de Crédito.

Por exemplo, relativamente aos Documentos de Venda, a Autoridade Tributária guarda apenas os valores totais de cada documento e não todos os detalhes de uma transação. Daí que não seja possível consultar no portal e-fatura os produtos/serviços, nem quantidades e preços unitários associados, transacionados em cada documento.